Cash-Management mit CETIS Backoffice Cash Station

Den Bargeldfluss im Griff behalten

In Branchen und Industrien, deren Kerngeschäft durch einen hohen Anteil an Bargeldtransaktionen geprägt ist, erhöht sich die Automatisierung der Bargeldverarbeitung und verlagert sich von manuell bedienten Bargeldkassen hin zu automatisierten Kassenlösungen. Die typische Haupt- oder Zentralkasse, die durch personalintensive Bargeldbearbeitung geprägt ist, wird mehr und mehr durch Cash-Recycling-Systeme ersetzt. Mit präzise an die Prozesse des Kunden angepassten Lösungen werden die Kassenabläufe im Hintergrund gesteuert, der Personal- und Zeitaufwand für diese Arbeitsschritte erheblich verringert und gleichzeitig bei der Sicherheit deutlich zugewonnen. Hier hat S&N Invent mit dem Standardprodukt CETIS in Verbindung mit der breiten Hardware-Produktpalette von Diebold Nixdorf in den letzten Jahren eine Lösung etabliert, die im Bereich der Automatisierung kaum Wünsche offen lässt.
 

Backoffice Cash Station
 

Doch es ist noch nicht alles erreicht, was den Anwendern wünschenswert erscheint. Insbesondere im Handelsbereich zeigt sich, dass zwar ein Großteil der Backoffice-Kassentätigkeiten auf Automaten verlagert werden können. Aus technischen, organisatorischen und kostentechnischen Gründen ist es jedoch nicht möglich, das gesamte Bargeld, das in einem Haus zirkuliert, in Automaten zu bearbeiten. Ein Großteil des Bargeldes liegt außerhalb von Automaten oder bewegt sich zwischen Lagerorten, die nicht automatisierbar sind. Gerade diese Bestände im Überblick zu behalten und die Geldbewegungen zu überwachen, ist ein Ziel und letztendlich die Abrundung der Automatisierung im Cash-Management.

Aus diesem Grund hat S&N Invent das Produkt CETIS um ein Set von Funktionen erweitert, das die beschriebenen Anforderungen abbildet. Die Anforderungen an eine in dieser Richtung erweiterte Lösung sind anspruchsvoll.

Vollständige Kontrolle des gesamten Bargeldbestandes

Alle Teilbestände von Bargeld, die an einem Standort gelagert sind, müssen in die Überwachung und Betriebsführung einbezogen werden – insbesondere auch die Bestände außerhalb von Bargeldsystemen. Dazu zählen auch alle Kassenbestände in herkömmlichen Kassensystemen. Das sind zum Beispiel:

  • Barbestand einer Kassenschublade oder der dort vorhandene Vorrat an Münzrollen,
  • sowohl Einnahmen als auch Wechselgeld in Verkaufs- und Spielautomaten,
  • Bestände in Zugangskontrollsystemen mit Barzahlung (zum Beispiel die bekannten Drehkreuze an Autobahnraststätten und Bahnhöfen),
  • sowie Tresore zur Zwischenlagerung von Wechselgeldvorrat nach Belieferung durch ein Werttransport-Unternehmen (WTU) oder abgeschöpfte Bareinnahmen, bevor das WTU sie entsorgt.

Vollständige Kontrolle des gesamten Bargeldflusses

Alle Geldbewegungen, die sich zwischen Lagerorten abspielen oder auch zwischen einem dieser Lagerorte und den in das Gesamtsystem integrierten Cash-Recycling-Systemen, müssen lückenlos dokumentiert werden und rückverfolgbar sein. Das beginnt bei der Belieferung mit Wechselgeld, beinhaltet dessen Weiterverteilung an die einzelnen oben genannten Orte und endet mit der Kontrolle des Rückflusses der Einnahmen und deren Abtransport durch das WTU. Dadurch hat man zum einen permanent den gesamten Barbestand im Überblick und gewinnt zum anderen aus der statischen Bewertung dieser Bargeldbewegungen wichtige Erkenntnisse zur Optimierung zum Beispiel des Wechselgeldbedarfs oder der Beliefer- und Entsorgungsrhythmen durch das WTU.

Automatisierung oder Teilautomatisierung von Backoffice-Bargeldprozessen

Durch das Zusammenspiel von Cash-Recycling-Systemen mit manuell geführten Beständen lassen sich Teilprozesse automatisieren. Das betrifft die automatisierte Ausgabe und Vorbefüllung von Wechselgeldladen bei einer Kasseneröffnung sowie den automatisierten Kassenabschluss mit Zählung, Echtgeldprüfung und automatischem Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem. Weitere Beispiele sind die Nachversorgung mit Wechselgeld, die Möglichkeit zur Zwischenabschöpfung und vieles mehr.

Einbindung von Werttransportunternehmen und Banken in die Bargeldlogistik

Die Organisation und Koordination der Zusammenarbeit mit den für das Bargeldgeschäft unerlässlichen Partnern ist ebenfalls Teil des Gesamtkonzepts. So wird Wechselgeldbedarf anhand von Hochrechnungen ermittelt, die auf Erfahrungen aus den Daten im CETIS-System beruhen. Bestellvorschläge werden automatisch erzeugt oder auch sofort eine Bestellung ausgelöst. In Zusammenarbeit mit einer Bank können vereinnahmte Gelder an diese gemeldet werden. Die Bank sorgt dann für eine taggleiche Wertstellung und damit für eine frühzeitige Verfügbarkeit des Bargeldes für den Geschäftsverkehr noch vor der Entsorgung durch das WTU.

Die Backoffice Cash Station: Eine komplexe Infrastruktur

Es werden unterschiedliche Bargeldlagerorte unterstützt und dort stehen folgende Dienste zur Verfügung:

An der Backoffice Cash Station:

  • Befüllung und Entleerung der automatischen Transportbehälter
    Die Transportbehälter (Noten) der automatischen Kassen werden hier entleert beziehungsweise befüllt, ohne dass das Geld in manuellen Zugriff gelangt.
  • Abschöpfungs- und Wechselgeldfunktionen
    Für manuelle Kassen und Automaten mit Geldbestand werden SB-Funktionen zur Abschöpfung, Entleerung, Befüllung und Wechselgeldversorgung bereitgestellt.
  • Befüll- und Entnahmefunktionen für Tresore
    Zur Befüllung und Entnahme von Geld in klassischen Tresoren werden Dialogfunktionen bereitgestellt. Zudem sind Umlagerungen zwischen der Cash Station und den Tresoren und auch mit mehreren Tresoren parallel möglich.
  • Integration der Fachverfahren und Hintergrundsysteme
    Alle Bargeldvorgänge, die an der Backoffice Cash Station abgewickelt werden, werden automatisch an das jeweils zuständige Hintergrundverfahren weitergeleitet.

An einer automatisierten Bargeldkasse:

  • Automatisierte Kassierfunktionen
    Der Kassierer hat keinen Zugriff auf das Bargeld. Einzahlung und Wechselgeldentnahme werden vom Kunden selbst durchgeführt.
  • Notenabschöpfung
    Der aktuelle Notenbestand wird auf einen vorgegebenen Wechselgeldbestand reduziert, indem mithilfe eines automatischen Transportbehälters die überschüssigen Noten an der Backoffice Cash Station entsorgt werden.
  • Befüllung mit Wechselgeld
    Nachzufüllendes Wechselgeld (Scheine und Münzen) werden über automatische Nachfüllbehälter zur Kasse gebracht und ohne manuellen Eingriff einsortiert.
  • Komplettentleerung
    Bei Bedarf kann die automatisierte Kasse komplett entleert werden. Die Scheine über den automatischen Transportbehälter, die Münzen manuell.

Am klassischen Kassenplatz:

  • Manuelle Kassierfunktionen
    Die klassischen Kassiervorgänge bleiben unverändert.
  • Notenabschöpfung
    Zur Abschöpfung werden Noten manuell entnommen und in der Backoffice Cash Station eingezahlt. Dabei wird diese Einzahlung der entsprechenden Kasse zugeordnet.
  • Befüllung mit Wechselgeld
    Zu befüllendes Wechselgeld (Scheine und Münzen) wird über Ausgabefunktionen der Backoffice Cash Station entnommen und manuell einsortiert. Sowohl die Erstbefüllung zum Schichtbeginn als auch Auffüllmengen während der Schicht sind möglich.
  • Komplettentleerung und Kassenabschluss
    Der gesamte Bestand wird in der Backoffice Cash Station eingezahlt und verwahrt. Auch nicht einzahlbares Geld wird verwaltet, zum Beispiel Rollen.

Für Tresore und Automaten:

  • Befüll- und Entnahmefunktionen
    Für Tresore stehen neben den Befüll- und Entnahmefunktionen an der Backoffice Cash Station auch entsprechende Dialogfunktionen per Web-Frontend an Verwaltungsarbeitsplätzen bereit. Damit können auch Bestandsveränderungen abgewickelt werden, die nicht in Verbindung mit der Cash Station stattfinden.
    Tresorbestände können nicht nur aus Scheinen und Münzen bestehen, sondern auch aus Münzrollen, Notenbündeln oder Safebags mit individuellem Inhalt.
  • Abschöpfungsfunktionen für Automaten
    Für Automaten, bei denen das abgeschöpfte Geld nicht direkt in die Cash Station eingelagert werden soll oder kann, werden per Web-Frontend entsprechende Dialogfunktionen bereitgestellt, um das abgeschöpfte Geld in einem Tresor einzulagern.
  • Umlagerungsfunktionen
    Bargeld kann zwischen Tresoren umgelagert werden. Damit ist das Weitergeben eines Wechselgeldvorrats zum Beispiel an einen anderen Standort des gleichen Unternehmens abbildbar.

Fazit

Mit CETIS bleibt kein Bargeldbestand unberücksichtigt und keine Geldbewegung undokumentiert. Dies zeigen auch die Praxiseinsätze bei Kunden, mit denen dieses Konzept erarbeitet und weiterentwickelt wurde. Aus der täglichen Nutzung erwachsen neue Ideen, mit denen das Gesamtkonzept weiter abgerundet und in vielen Bereichen des Alltags verfeinert werden kann. Deshalb bilden regelmäßige Gespräche mit unseren Nutzern die wichtigste Basis, die Backoffice Cash Station passgenau weiterzuentwickeln.

 

Kontakt

Thomas Vogel

Senior Manager

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