Automatische Kassentresore an der Universitätskasse

Die Universität zu Köln setzt auf Selbstbedienung

Auch an einer Universität spielt Bargeld eine größere Rolle, als man gemeinhin glauben mag. Eine große Zahl der zum Beispiel von Studierenden zu leistenden Zahlungen an die Universität erfolgen noch immer in bar. Ebenso erfolgen täglich Auszahlungen in erheblichem Umfang. Dies führt zu einem enormen organisatorischen und personellen Aufwand, der im Bereich der Universitätskasse zur Bewältigung dieser Geschäfte betrieben werden muss.
 

Universität Köln
 

Bereits vor mehreren Jahren entschied sich die Universität zu Köln, die Bezahl- und Auszahlabläufe in ihrer Hauptkasse durch eine Teilautomatisierung mit Cash-Recyclingsystemen zu optimieren. Damals entschloss man sich im Zuge der Neugestaltung der Hauptkasse für eine klassische Kassenausstattung. Ein automatischer Kassentresor (AKT) für das Notenrecycling, ergänzt um ein Münzrecycling-Modul, verarbeitet das in der Hauptkasse bewegte Bargeld vollständig. Als zentrale Applikation kommt hierbei CETIS zum Einsatz. Mit dem CETIS-AKT-Kassenmodul ist die Möglichkeit integriert, auch Karten- und Scheckzahlungen abzuwickeln.

Obwohl die Lösung ursprünglich vor allem aus sicherheitstechnischen Erwägungen heraus gewählt wurde, zeigte sich schnell auch das Optimierungspotenzial für die Arbeitsprozesse und Abwicklungssicherheit. So wird dieser Lösungsansatz heute als unverzichtbarer Baustein der Kassenführung betrachtet.

SB-Geräte ersetzen und ergänzen die Hauptkasse

Die Universität wird nun einen Schritt weitergehen. Bei einer Analyse der an der Hauptkasse tatsächlich abgewickelten Geschäftsvorfälle wurde festgestellt, dass es sich zu einem sehr hohen Anteil um immer wiederkehrende Routinevorgänge handelt, die eigentlich nicht der Unterstützung durch einen Kassenmitarbeiter bedürfen:

  • Studierende leisten eine Zahlung, deren Höhe bereits vorher bekannt ist – zum Beispiel Rückmeldegebühren oder Kautionen.
  • Studierende erhalten eine Erstattung aufgrund einer zuvor bereits erfolgten Entscheidung – zum Beispiel Rückerstattung von Kautionen.
  • Barbeträge werden an Institute und Einrichtungen der Universität ausgezahlt, repräsentiert durch empfangsberechtigte Mitarbeiter sowie für externe Mitarbeiter oder Dienstleister.
  • Bareinzahlungen erfolgen als Rückzahlung oder Teilrückzahlung von zuvor geleisteten Vorschüssen.

Allen diesen Fällen ist gemeinsam, dass es lediglich einer Abwicklung, nicht aber einer Sachentscheidung durch einen Kassenmitarbeiter bedarf – ein klassischer Fall von Optimierungspotenzial durch eine Selbstbedienungslösung.

Die Universität hat nun entschieden, ihre Kasseninfrastruktur in dieser Richtung aufzurüsten. Die oben genannten Geschäftsvorfälle werden zukünftig nicht nur an der Hauptkasse abgewickelt, sondern können auch direkt an SB-Geräten durchgeführt werden. Die SB-Kasse ersetzt und ergänzt also die klassische Hauptkasse.

Erweiterte Infrastruktur für SB-Kassen

Zur Umsetzung dieses Vorhabens wird bei der Universität weitere Infrastruktur etabliert. Die bereits bisher existierende Landschaft, bestehend aus der Ausstattung der Hauptkasse und dem CETIS Application Server, wird um mehrere Komponenten erweitert:

  • SB-Geräte, die als Selbstbedienungskassen dienen. Zum Start werden davon zwei Systeme installiert.
  • Verschiedene web-basierte Arbeitsplätze in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen sowie in zentralen Verwaltungsabteilungen
  • Eine direkte Anbindung an das SAP-System zur Ermittlung offener Forderungen sowie zur Übermittlung durchzuführender Ein- und Auszahltransaktionen

Neuartige Abwicklungsprozesse für Kassengeschäfte

Auf Basis dieser Infrastruktur lassen sich Bargeldtransaktionen in einer völlig neuartigen Art und Weise abwickeln.

Studierende können direkt zum SB-Gerät gehen, statt wie bisher während der Öffnungszeiten an der Hauptkasse vorstellig zu werden. Nach Identifikation am System mithilfe der Matrikelnummer können sie über ein SB-typisches Menüsystem die gewünschte Funktion wählen und danach die Zahlung durchführen. Sowohl Barzahlungen als auch Kartenzahlungen sind hier möglich. Diese Form von selbst initiierten Geschäftsvorfällen ist für alle Arten von Einzahlungen verfügbar. Auch gegebenenfalls erforderliche ergänzende Daten zu einem bestimmten Vorgang, zum Beispiel Buchungstexte, können direkt am SB-System über eine Touchscreen-Tastatur erfasst werden.

Alle Auszahlungen, die abgewickelt werden sollen, sowie Einzahlungen durch andere Personen als die Studierenden werden mithilfe von Vordispositionen abgewickelt:

  1. Der Mitarbeiter eines Instituts oder einer Einrichtung der Universität mit entsprechender Berechtigung erstellt eine Vordisposition über den auszuzahlenden Betrag – entweder mithilfe der zu CETIS gehörenden Web-Applikation oder einer SAP-Buchung, die dann innerhalb eines Zahlungslaufs wiederum an CETIS übermittelt wird. Als Ergebnis dieses Vorgangs steht in CETIS eine Auszahldisposition zur Verfügung.
  2. Auf Basis dieser Auszahldisposition wird für den Empfangsberechtigten ein PDF-Dokument erstellt. Dieses Dokument kann entweder per E-Mail zugestellt oder in Form eines Ausdrucks direkt ausgehändigt werden.
  3. Je nach Höhe des Auszahlbetrags ist es erforderlich, dass eine andere als die veranlassende Person diesen Vorgang noch autorisiert und die Auszahlung freigibt. Auch hierzu wird die CETIS-Web-Applikation verwendet.
  4. Das PDF-Dokument enthält einen Barcode, mit dem man sich am SB-Gerät für die Transaktion autorisieren kann. Nach Einlesen des Barcodes wird automatisch erkannt, um welchen Vorgang es sich handelt und die entsprechende Auszahlung veranlasst.
  5. Nach erfolgreicher Durchführung der Transaktion wird das Ergebnis wieder in Form einer Buchungsinformation vom CETIS-System an das SAP-System übergeben. Damit sind alle durchgeführten Zahlungsvorgänge lückenlos in SAP nachvollziehbar.

Diese Maßnahmen führen dazu, die Routinetätigkeiten in der Hauptkasse erheblich zu reduzieren und so die Hauptkasse insgesamt zu entlasten.

Vorteile der neuen Infrastruktur

Aus der neuen Infrastruktur und den darauf abgebildeten Prozessen ergibt sich eine Reihe von Vorteilen für die Universität in der Kassenführung:

  • Die Verfügbarkeit der Dienstleistung „Kasse“ wird deutlich erhöht – insbesondere gegenüber den Studierenden. Denn die SB-Geräte stehen rund um die Uhr und nicht nur zu bestimmten Öffnungszeiten zur Verfügung.
  • Die Durchführung von Auszahlungen entlastet die Hauptkasse erheblich und beschleunigt gleichzeitig die Prozesse.
  • Sowohl die Hauptkasse mit automatischen Kassentresoren als auch die SB-Systeme werden vom CETIS-System kontrolliert. Insbesondere in der Abwicklung zum SAP-System ist es möglich, dass sich Hauptkasse und SB-Kassen gegenseitig als Backup dienen: Alle Vorgänge können gleichwertig sowohl an den SB-Geräten als auch an der Hauptkasse abgewickelt werden.

Alle Buchungen von Einzahlungs- oder Auszahlungsvorgängen im SAP-System erfolgen automatisch, unabhängig davon, wie sie initiiert wurden. Das erspart den jetzt noch üblichen teilautomatisierten Abgleich und die manuelle Buchung.

Nach entsprechender Einführungszeit ergibt sich sogar die Möglichkeit, von regelmäßigen Öffnungszeiten der Hauptkasse mittelfristig auf flexible Öffnungszeiten zu wechseln. Zahlungsvorgänge, die an Automaten nicht abwickelbar sind, etwa die Auszahlung sehr großer Beträge oder besondere Stückelungen, werden dann mit entsprechender Terminvereinbarung individuell abgewickelt. Im Sinne der fortwährenden Verbesserung der Kosteneffizienz ist die Lösung der Universität zu Köln ein vielversprechender und zukunftsorientierter Ansatz.

 

Kontakt

Thomas Vogel

Senior Manager

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