fleet bei Max Bögl

Von Profis für Profis entwickelt

Max Bögl ist das drittgrößte Bauunternehmen in Deutschland und in privater Hand. Entgegen dem Trend in der Baubranche verzeichnet das Unternehmen ein konstantes Wachstum und beschäftigt mittlerweile mehr als 6.000 Mitarbeiter. Ein Faktor für den konstanten Erfolg ist die konsequente Ausrichtung auf die Schaffung und Verbesserung der Wertschöpfungstiefe in allen Bereichen. Dazu trägt auch fleet für die Verwaltung von mittlerweile mehr als 2.500 Fahrzeugen aktiv bei.

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen Max Bögl nutzt seit vielen Jahren konsequent SAP in allen Bereichen. So wurden die Fahrzeuge schon immer im Equipment-Stamm angelegt. Dort konnten aber nicht alle notwendigen Informationen zu den Fahrzeugen eingeben werden. Felder wurden falsch genutzt und Auswertungen waren nicht möglich oder sehr aufwändig. Tankkarten und Leasingverträge wurden lediglich in Excel-Listen verwaltet und die gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinprüfungen nicht zentral gepflegt und dokumentiert.

Die Zielsetzung

Nachdem eine Mehrzahl der benötigten Daten bereits in SAP vorhanden war, wurde nach einer Lösung gesucht, die bereits erfassten Daten zu nutzen beziehungsweise zu ergänzen. Damit kamen Non-SAP-Lösungen für das Flottenmanagement, die die Daten lediglich über eine Schnittstelle abgleichen können, nicht infrage. Es sollten jedoch keine redundanten Daten entstehen.

Als Basis für die Fahrzeugverwaltung sollte der SAP-Equipment-Stamm dienen, da dieser bereits für die Fahrzeuginstandhaltung in SAP PM genutzt wurde. Die Fahrerdaten sollten aus dem SAP-HR-Stamm kommen und eine Integration von SAP FI/CO war wegen der Abrechnung und Zuordnung zu Kostenstellen ebenfalls wichtig.

Die Lösung: Das SAP-Add-On fleet

Da bei Max Bögl bereits insTRA von S&N Invent für das Versicherungsmanagement im Einsatz war, bot es sich an, ein solches Add-On auch für das Fuhrparkmanagement einzusetzen. Dabei konnte Max Bögl zahlreiche praktische Anregungen einbringen, die in fleet integriert wurden. Durch den hohen Praxisanspruch wurde die Lösung von Anfang an durchgängig mit breiter Funktionalität entwickelt.

Die Vorteile

Durch die SAP-Integration werden die bereits vorhandenen Daten im SAP-Equipment-Stamm genutzt. Fehlende Felder werden zusätzlich zu den in SAP vorhanden Feldern in fleet gepflegt. Dazu zählen zum Beispiel Karosserie, Getriebe, Verbrauch, Reifengröße und auch Ausstattungsdetails wie Navigationssysteme oder Anhängerkupplungen. Die Daten aus dem SAP-Equipment Stamm können entweder über fleet oder direkt in SAP gepflegt werden.

Durch die durchgängig verfügbare elektronische Akte müssen nun Dokumente wie Bestellvorgänge, Fahrzeugübergabescheine oder Zulassungsbescheinigungen nicht mehr verteilt werden. Die berechtigten Personen greifen direkt auf das jeweilige Dokument zum Beispiel im PDF-Format zu.

Die Integration von MD Log und die damit verfügbaren Daten ermöglichen es, bei Auswertungen immer die aktuellen Kilometerstände der Fahrzeuge zu verwenden und so nachhaltig und spürbar Kosten bei Treibstoff oder Verschleißteilen einzusparen. Die Betrachtung von Schadenquoten kann außerdem zur Senkung von Versicherungsprämien beitragen.

Es stehen Auswertungen für die verschiedensten Module zur Verfügung, zum Beispiel Fahrer zu Fahrzeug, Fahrer nach Abteilungen, Fahrzeuge je Firma/Standort, Fahrzeug – Tankkarte, Fahrer – Tankkarte, Kosten pro Kilometer nach Kostenarten, Flottenkategorien und vieles mehr. Sämtliche Analysen und Tabelleninhalte können durch Export nach Excel weiter bearbeitet werden.

Bei der Leasingvertragsanalyse können Hochrechnungen über die Restlaufzeit/Restkilometer eines Fahrzeugs erstellt werden. Dies ist bei Laufzeit- und Laufleistungsänderungen von Leasingverträgen sehr hilfreich.

Die Poolcarverwaltung ist nun auch im Selfservice möglich und kann mithilfe einer grafischen Plantafel schnell und effizient genutzt werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch über sogenannte Batch-Input-Mappen, wobei die Tarife vom Flottenmanagement selbst gepflegt werden können.

Über die Schnittstelle zu insTRA werden die Versicherungsdaten des Fahrzeugs sowie Unfallschäden angezeigt.

Die Neuentwicklung der browserbasierten Lösung unter der neuesten SAP-Technologie Web Dynpro for ABAP (WD4A) hat das Handling deutlich vereinfacht, was auch für die zahlreichen Customizing-Möglichkeiten gilt.
 

Günter Schlupf
 

[Zitat:]

Günter Schlupf, Fuhrparkmanager bei Max Bögl:

„Durch das gleiche Handling wie in den anderen Systemen der SAP und die Tatsache, dass alle nötigen Daten in einem System vorhanden sind und auch ausgewertet werden können, wurde fleet schnell als nützliche Hilfe für das Flottenmanagement akzeptiert. Mittlerweile sehen wir es als unverzichtbares Tool, um eine Flotte effizient und kostengünstig zu verwalten.“

 

Kontakt

Michael Schwandner

Principal Consultant

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