mailSUp – Komfortable Dokumentenablage

Aus Outlook® direkt in das SAP-Archiv

In modernen Geschäftsprozessen erfolgt die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Interessenten zum größten Teil via E-Mail. Wichtige Informationen und Dokumente liegen dabei meist in den Postfächern der Sachbearbeiter oder werden auf lokalen Laufwerken gespeichert.

Eine Ablage zum betreffenden Businessobjekt ist über SAP-Standardfunktionen nur zeitaufwändig zu bewerkstelligen. Die Dokumente müssen erst lokal abgespeichert werden, um sie anschließend in SAP über die Funktion „Dienste zum Objekt“ zum zugehörigen Businessobjekt ins Archiv hochzuladen.

S&N Invent bietet mit dem Outlook® Add-In mailSUp („mail to SAP Upload“) einen erheblich vereinfachten Prozess für Businessobjekte von fleet und insTRA.

In Outlook® können Sie das betreffende SAP-Objekt suchen und mit Drag and Drop die E-Mails und deren Anhänge im SAP-Archiv ablegen. Ebenso können Sie Dokumente vor dem Ablegen umbenennen und mit einem Kommentar versehen. Dafür ist keine SAP GUI erforderlich.

Aufgrund der deutlichen Nachfrage unserer Kunden wurde das Werkzeug nun noch komfortabler gestaltet und auf die Bedürfnisse aller SAP-Anwender ausgerichtet.

Es ist nun möglich, mailSUp mittels SAP-Customizing innerhalb von wenigen Minuten an jedes beliebige SAP-Businessobjekt anzubinden. Alle dafür erforderlichen Einstellungen tätigen Sie im SAP-Customizing. Anschließend stehen Ihnen und Ihren Kollegen die Businessobjekte umgehend im Add-In bei Microsoft Outlook® zur Verfügung.

Mit dem Einsatz von mailSUp können Sie den gesamten Schriftverkehr inklusive der E-Mail-Anhänge einfach und komfortabel unter Einhaltung des SAP-ArchiveLink-Standards im SAP-Archiv ablegen.
 

Mails Up
 

Die Funktionen im Detail

In SAP verwenden Sie zur Identifikation eines bestimmten Objekts, zum Beispiel eines Debitors, die sogenannte Suchhilfe.

Die Suchhilfe (F4-Hilfe) ist eine Standardfunktion eines SAP-Systems. Der Benutzer kann sich damit eine Liste aller möglichen Eingabewerte für ein Eingabefeld anzeigen lassen. Die möglichen Eingabewerte können dabei um erläuternde Zusatzinformationen ergänzt sein. Um einen Debitor in einem SAP-Dialog zu finden, stellt Ihnen SAP verschiedene Suchhilfen zur Verfügung:

  • Debitoren allgemein
  • Debitoren je Buchungskreis
  • Debitoren je Land/Buchungskreis
  • Debitoren je Land
  • Debitoren nach Personalnummer
  • Debitoren nach Steuerinformationen

Abhängig von der ausgewählten Suchhilfe stehen Ihnen unterschiedliche Eingabewerte zur Verfügung, um den gewünschten Debitor zu finden.

Um über mailSUp eine E-Mail und angehängte Dokumente zu den Debitoren ablegen zu können, genügt es, die entsprechende Suchhilfe zum entsprechenden Businessobjekt (LFA1) in einer Customizing-Tabelle einzutragen. Wenn Sie Ihren Anwendern mehrere Suchhilfen zu einem Businessobjekt anbieten wollen, können Sie dies mithilfe der Varianten tun. mailSUp-Anwender können innerhalb von Outlook® nun sofort nach Debitoren suchen und die dazugehörige Korrespondenz in das SAP-Archiv ablegen.

Optional können Sie auch die Reihenfolge der Eingabefelder und deren Bezeichnung sowie die Reihenfolge und Spaltenüberschriften der Ergebnistabelle individuell anpassen.

Einfache Implementierung und optimale Unterstützung

Die Einführung von mailSUp in Ihrem Unternehmen ist unkompliziert. Neben dem Add-In für Microsoft Outlook® erhalten Sie den SAP-Transport, der die Logik und die Customizing-Tabellen beinhaltet. Darüber hinaus stellen wir Ihnen ausführliche Customizing- und Benutzerdokumentationen zur Verfügung.

Für weitere Unterstützung helfen Ihnen unsere Spezialisten bei der Konfiguration Ihrer Businessobjekte. mailSUp steht für Microsoft Outlook® 2007, 2010 und 2013 zur Verfügung. Das Lizenzmodell bietet neben einzelnen Lizenzpaketen auch eine mandantenbezogene Unternehmenslizenz.

 

Kontakt

Michael Schwandner

Principal Consultant

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Telefon +49 9492 9410-127
E-Mail senden

Video mailSUp und eFA

Bild: Video mailSUp und eFA