Komfortable Dokumentablage mit Outlook und mailSUp

Aufgabe

  • Mailverkehr zu Versicherungspolicen und Schäden sind nicht objektspezifisch zentral ablegbar
  • Großer manueller Aufwand beim Transfer von E-Mails und deren Anhängen aus Outlook in das SAP-Archiv
  • Umwandlung in das PDF-Format nur manuell unter Zuhilfenahme von diversen Hilfsmitteln möglich

Lösung

  • Outlook Add-In mailSUp, zur komfortablen Ablage von E-Mails und deren Anhängen zum entsprechenden Objekt in das SAP-Archiv
  • Gewährleistung von u.a. höchsten technischen Standards (ArchiveLink)
  • Revisionssicherheit durch etablierte SAP-Umgebung
  • E-Mails können bei der Ablage automatisch in das PDF-Format konvertiert werden
  • Anhänge können bei der Ablage im Originalformat in die PDF-Mail eingebettet werden

Kennzahl

  • ca. 80 Sachbearbeiter mit hohem Mailaufkommen zu Policen und Schäden
  • 3 Mitarbeiter Kunde, sowie 3 S&N Invent
  • 6 Wochen von der Beauftragung bis zur Produktivnahme

Werkzeug

  • Add-In für Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013 und 2016 in Microsoft.net

Ergebnis

  • Vermeidung zeitaufwendiger manueller, fehleranfälliger Tätigkeiten
  • Papierlose Schadensbearbeitung durch elektronische Dokumentablage
  • Dokumente stehen allen berechtigten Sachbearbeitern objektspezifisch und zentral in SAP zur Verfügung
  • E-Mail-Vorlagen, die zur Laufzeit mit Inhalten aus SAP-Objekten (Policen, Schäden) angereichert werden bieten einheitliche, Sachbearbeiter-unabhängige Kommunikation