mailSUp – Komfortable Dokumentarchivierung

Aus Outlook® direkt in das SAP-Archiv

Verbinden Sie mit mailSUp („mail to SAP Upload“) Ihren Outlook® Posteingang mit dem SAP-Archiv zur einfachen, zentralen Ablage von E-Mails und derer Anhängen.

SAP IntegrationIn modernen Geschäftsprozessen erfolgt die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Interessenten zum größten Teil via E-Mail. Wichtige Informationen und Dokumente liegen dabei meist in den Postfächern der Sachbearbeiter oder werden auf lokalen Laufwerken gespeichert.

Eine Ablage zum betreffenden Businessobjekt ist über SAP-Standardfunktionen nur zeitaufwändig zu bewerkstelligen. Die Dokumente müssen erst lokal abgespeichert werden, um sie anschließend in SAP über die Funktion „Dienste zum Objekt“ zum zugehörigen Businessobjekt ins Archiv hochzuladen.

 

mailSUp
 

Herkömlicher Prozess

 

Mit mailSUp wird die Dokumentablage aus Microsoft Outlook® zum Kinderspiel. In Outlook® können Sie das betreffende SAP-Objekt suchen und mittels Drag and Drop die E-Mails und deren Anhänge im SAP-Archiv ablegen. Ebenso können Sie Dokumente vor dem Ablegen umbenennen und mit einem Kommentar versehen. Dafür ist keine SAP GUI erforderlich.

 

Optimierter Prozess

Optimierter Prozess

 

Binden Sie mailSUp innerhalb von wenigen Minuten an jedes beliebige SAP-Businessobjekt an. Alle dafür erforderlichen Einstellungen tätigen Sie im SAP-Customizing.

Mit dem Einsatz von mailSUp können Sie den gesamten Schriftverkehr inklusive der E-Mail-Anhänge einfach und komfortabel unter Einhaltung des SAP-ArchiveLink-Standards im SAP-Archiv ablegen.

Eine optimale Flexibilität in der Anwendung wird gewährleistet, indem sämtliche gewünschten Ablageorte im SAP-Customizing frei definiert werden können. Filterkriterien, Ergebnislisten und mögliche Vorselektionen können Sie gemäß Ihren Bedürfnissen selbst konfigurieren. Weiterhin lassen sich eine PDF-Konvertierung der E-Mails und eine optionale Einbettung der Anhänge aktivieren. Über die Verwendung von SAP-Berechtigungsobjekten und Dokumentarten können Sie steuern zu welchen Objekten von welchen Benutzern Dokumente gespeichert werden dürfen.

 

Noch mehr Flexibilität durch das Zusatzmodul „Vorlagen“

Mit dem Zusatzmodul „Vorlagen“ können Sie in Outlook® individuelle E-Mail-Vorlagen erstellen, die Platzhalter enthalten, welche bei Verwendung durch Echtdaten aus SAP ersetzt werden.

Die Platzhalter können in den Adressaten der Mail (An, CC, BCC), im Betreff und selbstverständlich auch in der eigentlichen E-Mail verwenden werden.

Vereinfachen und standardisieren Sie den Mailverkehr mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden. Mit dem Vorlagenmodul von mailSUp entfällt das lästige Kopieren und Einfügen von SAP-Informationen in Ihre E-Mails!

Mit dem optionalen SAP Add-On eFA können Sie zusätzlich die SAP-Standard-Anlagenliste durch eine in Ordnern strukturierte, intuitive Benutzeroberfläche ersetzen.

 

Highlights

  • Zertifiziertes SAP Add-On
  • Ablage aus Outlook direkt in das SAP Archiv
  • Umbenennen und kommentieren von Dateien
  • Umfangreiche Berechtigungsprüfungen
  • PDF-Konvertierung von E-Mails
  • Zusatzmodul Vorlagen
  • Anmeldung über Benutzer/Passwort, Zertifikat oder SingleSignOn möglich
  • Für jedes Businessobjekt einsetzbar
  • Beibehaltung aller ArchiveLink Vorgaben
  • Unkomplizierte Einführung

Kontakt

Michael Schwandner

Principal Consultant

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Telefon +49 941 30746-127
E-Mail senden

Video mailSUp und eFA

Bild: Video mailSUp und eFA

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